FAQ : Nouvelle Fonctionnalité de Conservation des Données sur la Plateforme Elevate®
- Vous pourrez désormais choisir la durée de conservation des données personnelles de vos utilisateurs sur notre plateforme d'évaluation Elevate®. À partir du 19 octobre 2024, vous pourrez définir la durée de conservation des données personnelles de vos utilisateurs dans les paramètres de votre compte Elevate.
- Si vous ne définissez pas la durée de conservation des données personnelles des utilisateurs sur Elevate, une durée par défaut sera appliquée. Sauf indication contraire de votre part, les données personnelles des utilisateurs dans votre compte Elevate seront conservées pendant une durée par défaut de 20 ans avant d'être supprimées, tant que votre compte Elevate reste actif. Choisir une durée de conservation des données plus longue ou la durée de conservation par défaut vous permet de bénéficier d’un accès prolongé aux anciens utilisateurs et à leurs informations ; vous pourrez les ajouter facilement à de nouveaux projets et réutiliser leurs résultats d'évaluation sur le long terme.
- À partir du 2 novembre 2024, la méthode de suppression des données personnelles des utilisateurs changera par rapport aux conditions précédentes. Elles prévoyaient de supprimer toutes les informations personnelles des utilisateurs datant de plus de 18 mois à cette date, conformément à notre Politique globale de protection des données adoptée l’an dernier. Désormais, selon notre nouvelle politique (en anglais), une durée de conservation par défaut de 20 ans sera appliquée si vous ne personnaliser pas votre durée souhaitée. Le 2 novembre 2024, nous supprimerons toutes les données personnelles des utilisateurs datant de plus de 20 ans ou celles dépassant la durée choisie, ainsi que les informations des comptes Elevate expirés. Par la suite, les données seront automatiquement supprimées selon vos paramètres ou la durée par défaut.
Les données personnelles des utilisateurs englobent leurs noms et prénoms, adresses e-mail, réponses aux questions, résultats d'évaluation et rapports, ainsi que toute information démographique fournie volontairement par l’utilisateur.
Lorsque la nouvelle Politique de confidentialité entrera en vigueur le 19 octobre 2024, vous pourrez définir la durée de conservation de votre choix en suivant les étapes suivantes :
- Connectez-vous à votre compte Elevate.
- Cliquez sur « Compte » (« Account ») dans le menu de navigation principale (icône de profil en haut à droite du tableau de bord). Sélectionnez ensuite « Gestion du compte » (« Account Management ») dans le menu déroulant.
- Dans le menu de gauche, cliquez sur « Paramètres de conservation des données » (« Data Retention Settings »).
- Sur la page de Paramètres de conservation des données, choisissez l'une des options suivantes dans le menu déroulant :
- 18 mois
- 2 ans
- 3 ans
- 4 ans
- 5 ans
- 10 ans
- 20 ans
- Conserver les données de manière permanente.
- Cliquez sur « Enregistrer » (« Save ») pour valider votre choix.
Note : Par défaut, le système applique une durée de 20 ans. Si vous souhaitez définir une autre durée, sélectionnez simplement l'une des options dans le menu déroulant.
Une fois que vous aurez sélectionné votre durée de conservation des données comme indiqué ci-dessus, les modifications prendront effet immédiatement. Ainsi, toutes les informations personnelles des utilisateurs (PI des utilisateurs) plus anciennes que la période que vous avez définie seront supprimées. Par exemple :
- Si vous n'aviez pas précédemment choisi de durée de conservation et que vous choisissez maintenant "10 ans", les données personnelles de vos utilisateurs seront automatiquement supprimées 10 ans après la réalisation des évaluations concernées.
- Si vous choisissez "Conserver les données de manière permanente", les données personnelles de vos utilisateurs seront conservées aussi longtemps que votre compte Elevate reste actif et que vous ne sélectionnez pas une autre durée de conservation des données.
Vous pouvez modifier ces paramètres à tout moment ; les changements prendront effet immédiatement, mais une fois les données supprimées, elles ne pourront plus être récupérées. Par exemple, si vous choisissez une durée de conservation des données de 2 ans, et que 3 ans plus tard, vous optez pour une durée de 5 ans, les données auront déjà été supprimées conformément à la durée de 2 ans. La nouvelle durée de 5 ans s'appliquera à toute donnée personnelle restante sur la plateforme Elevate.
Vous pouvez modifier la durée de conservation autant de fois que vous le souhaitez. Cependant, gardez à l'esprit que les modifications prennent effet immédiatement et que les données supprimées ne pourront pas être récupérées.
Non. Cette fonctionnalité vous donne le contrôle total de la durée de conservation des données, et elle fonctionnera automatiquement en fonction des paramètres que vous aurez définis. Les données personnelles des utilisateurs dans votre compte Elevate seront supprimées automatiquement et progressivement en fonction de la durée de conservation choisie. Il n'y aura pas d'alertes par e-mail ou de notifications via votre compte.
Non. Une fois que les données ont été supprimées, que ce soit en raison des paramètres de conservation ou de l'expiration du compte Elevate, elles ne peuvent plus être restaurées.
Non. Il n'est pas possible d'appliquer des durées de conservation distinctes selon le type de données. Une fois que vous avez sélectionné une durée de conservation, celle-ci s'appliquera à toutes les données personnelles des utilisateurs dans votre compte Elevate.
Que se passe-t-il si mon abonnement Elevate expire ou si mon compte Elevate est résilié ou clôturé ?
En cas d'expiration, de résiliation ou de clôture de votre compte Elevate, toutes les données personnelles des utilisateurs ainsi que les autres informations présentes dans votre compte seront définitivement supprimées d'Elevate et de nos systèmes après un délai de 90 jours, quel que soit votre paramètre de conservation.
Oui. La durée de conservation que vous définissez sera automatiquement appliquée aux données du compte Elevate de vos utilisateurs. Par exemple, si vous sélectionnez une durée de conservation des données de 10 ans, vos utilisateurs auront accès pendant 10 ans aux documents post-évaluation dans leur compte, à condition que votre abonnement Elevate reste actif.
Les personnes qui ont complété MBTI®Complete peuvent accéder à leur rapport de résultats et au contenu post-évaluation via leur compte d’utilisateur Elevate, tant que le praticien qui l'a assigné maintient son compte Elevate actif, sous réserve de la durée de conservation des données sélectionnée par le praticien ou de la durée de conservation par défaut, le cas échéant
Comme la nature de ces offres implique une démarche d'apprentissage à long terme, nous conservons les données personnelles des utilisateurs tant que leur utilisation de ces services reste active (l'inactivité étant définie comme 18 mois sans activité sur le site concerné). Cela ne change pas. Les durées de conservation que vous définissez dans Elevate ne s'appliqueront pas à ces services, ni la durée par défaut.
Oui, nous accordons une importance capitale à la conformité en matière de protection des données et de la vie privée, tant pour notre entreprise que pour nos clients. La nouvelle fonctionnalité est conçue pour vous offrir une certaine souplesse dans la manière dont vous gérez la conservation des données sur notre plateforme Elevate, tout en continuant à respecter les lois et réglementations en matière de protection des données et de la vie privée, y compris les principes de protection des données. En tant que responsable du traitement des données, vous disposerez d'une certaine souplesse et d'un contrôle sur vos propres paramètres de conservation des données et, si vous ne sélectionnez pas votre propre durée de conservation des données, nous, en tant que responsable du traitement des données, appliquerons une durée de conservation par défaut.
Pour savoir comment nous traitons les données personnelles en général, nous vous invitons à consulter l’intégralité de notre Politique de confidentialité (en anglais).
Non. Pour les clients utilisant notre plateforme de gestion d’évaluations OPPassessment, il n'y aura pas de changement par rapport à la politique actuelle de conservation de 18 mois.