FAQ für die neue Funktion der Datenspeicherung auf der Elevate® Plattform
- Sie werden die Möglichkeit haben, auszuwählen, wie lange wir Ihre persönlichen Daten der Teilnehmer (PI der Teilnehmer) auf unserer Elevate® Beurteilungsplattform aufbewahren. Ab dem 19. Oktober 2024 können Sie in Ihrem Elevate-Konto aus einer Reihe von Optionen direkt über die Einstellungen Ihres Elevate-Kontos die Dauer der Datenspeicherung für die PI der Teilnehmer selbst auswählen.
- Wenn Sie nicht angeben, wie lange Sie die PI der Teilnehmer auf Elevate aufbewahren möchten, wird eine Standardaufbewahrungsfrist angewendet. Wenn Sie nichts anderes angeben, werden die PI der Teilnehmer in Ihrem Elevate-Konto für einen Standardzeitraum von 20 Jahren aufbewahrt, bevor sie gelöscht werden, vorausgesetzt, Ihr Elevate-Konto bleibt aktiv. Wenn Sie selbst eine längere Aufbewahrungsfrist wählen oder die Standardaufbewahrungsfrist verwenden, haben Sie einen erweiterten Zugriff auf frühere Teilnehmer und ihre Informationen. Sie können sie bequem zu neuen Projekten hinzufügen und ihre Beurteilungsergebnisse wiederverwenden und gleichzeitig einen langfristigen Zugriff auf ihre Berichte sicherstellen.
- Die Art und Weise, wie wir die PI der Teilnehmer ab dem 2. November 2024 löschen, wird sich nun gegenüber unseren früheren Angaben ändern. Als wir im vergangenen Jahr Änderungen an unserem Umgang mit personenbezogenen Daten vornahmen und unsere globale Datenschutzrichtlinie einführten, teilten wir mit, dass alle PI der Teilnehmer, die zum Zeitpunkt des 2. November 2024 älter als 18 Monate sind, gelöscht werden würden. Nach unserer neuen Richtlinie (auf Englisch) werden wir eine Standardaufbewahrungsfrist von 20 Jahren anwenden, wenn Sie keine eigene Aufbewahrungsfrist wählen. Am 2. November 2024 löschen wir alle PI der Teilnehmer, die älter als 20 Jahre oder älter als die von Ihnen gewählte Aufbewahrungsfrist sind, sowie alle PI der Teilnehmer aus abgelaufenen Elevate-Konten. In Zukunft werden wir die PI der Teilnehmer fortlaufend löschen, je nach den von Ihnen gewählten Aufbewahrungsfristen oder der Standardfrist, je nachdem.
Zu den persönlichen Daten der Teilnehmer (PI der Teilnehmer) gehören die Vor- und Nachnamen der Teilnehmer, E-Mail-Adressen, Antworten auf Aufgaben, Beurteilungsergebnisse und Berichte sowie alle demografischen Informationen, die die Teilnehmer optional angegeben haben.
Wenn die aktualisierte Datenschutzrichtlinie am 19. Oktober 2024 in Kraft tritt, können Sie die von Ihnen bevorzugte Aufbewahrungsfrist anhand der folgenden Schitte auswählen:
- Melden Sie sich bei Ihrem Elevate-Konto an.
- Klicken Sie in der globalen Navigation auf „Account“ (das Personensymbol in der oberen rechten Ecke des Dashboards). Wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü die Option „Account Management“.
- Klicken Sie im Navigationsmenü auf der linken Seite auf „Data Retention Settings“.
- Wählen Sie auf der Seite Datenaufbewahrungseinstellungen eine der folgenden Optionen aus dem Pulldown-Menü:
- 18 Monate
- 2 Jahre
- 3 Jahre
- 4 Jahre
- 5 Jahre
- 10 Jahre
- 20 Jahre
- Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahren
- Klicken Sie auf „Save“, um Ihre Auswahl zu übernehmen.
Hinweis: Das System ist standardmäßig auf 20 Jahre eingestellt. Sie müssen also nur dann eine Option aus dem Pulldown-Menü auswählen, wenn Sie eine andere Aufbewahrungsfrist als die standardmäßige 20-jährige Aufbewahrungsfrist wünschen.
Sobald Sie Ihre eigenen Datenaufbewahrungsfristen wie oben ausgewählt haben, werden die Änderungen sofort wirksam, und alle personenbezogenen Daten der Teilnehmer, die älter sind als die von Ihnen festgelegte Frist, werden gelöscht. Zum Beispiel:
- Wenn Sie zuvor keine Aufbewahrungsfrist gewählt hatten und nun "10 Jahre" wählen, wird die PI des Teilnehmers automatisch 10 Jahre nach Abschluss der entsprechenden Bewertung(en) gelöscht.
- Wenn Sie die Option "Daten auf unbestimmte Zeit aufbewahren" wählen, wird die PI der Teilnehmer auf unbestimmte Zeit aufbewahrt, solange Ihr Elevate-Konto aktiv bleibt und Sie keine andere Aufbewahrungsfrist wählen.
Sie können jederzeit Änderungen vornehmen, die sofort wirksam werden, aber einmal gelöschte Daten können nicht wiederhergestellt werden. Ein Beispiel: Wenn Sie eine Aufbewahrungsfrist von 2 Jahren wählen und dann 3 Jahre später eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren wählen, sind die Daten bereits gemäß der vorherigen, kürzeren Frist von 2 Jahren gelöscht worden; dann gilt die neue, längere Frist für alle Teilnehmer PI auf der Elevate-Plattform, die in diese längere Aufbewahrungsfrist fallen.
Sie können so viele Änderungen vornehmen, wie Sie möchten, aber beachten Sie, dass diese sofort umgesetzt werden und die Daten nach dem Löschen nicht mehr wiederhergestellt werden können.
Nein. Mit dieser neuen Funktion haben Sie die Kontrolle über Ihre eigene Datenaufbewahrung und sie wird automatisch entsprechend Ihren Einstellungen funktionieren - alle persönlichen Daten der Teilnehmer in Ihrem Elevate-Konto werden automatisch auf der Grundlage der von Ihnen eingestellten Datenaufbewahrungszeit gelöscht. Es gibt keine E-Mail-Benachrichtigungen oder Warnungen über Ihr Konto.
Nein. Sobald die Daten aus welchem Grund auch immer gelöscht wurden (Einstellung der Datenspeicherung oder Ablauf des Elevate-Kontos), können sie nicht mehr wiederhergestellt werden.
Nein. Unterschiedliche Aufbewahrungsfristen können nicht auf verschiedene Arten von personenbezogenen Daten der Teilnehmer angewendet werden. Sobald Sie eine Aufbewahrungsfrist ausgewählt haben, gilt diese für alle personenbezogenen Daten der Teilnehmer in Ihrem Elevate-Konto.
Wenn Ihr Elevate-Konto verfällt, abläuft oder gekündigt wird, werden alle personenbezogenen Daten der Teilnehmer und andere Informationen in Ihrem Elevate-Konto nach einer 90-tägigen Nachfrist dauerhaft aus Elevate und unseren Systemen gelöscht, unabhängig von Ihrer Aufbewahrungsfrist.
Ja. Die von Ihnen festgelegte Aufbewahrungsfrist wird automatisch auf die Daten im Elevate-Konto Ihrer Teilnehmer angewendet. Wenn Sie z. B. eine Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren wählen, haben Ihre Teilnehmer 10 Jahre lang Zugang zu allen Post-Assessment-Materialien in ihrem Teilnehmerkonto, vorausgesetzt, Sie haben ein aktives Elevate-Abonnement.
Personen, die MBTI®Complete abgeschlossen haben, können über ihr Elevate-Teilnehmerkonto so lange auf ihren Typbeschreibungsbericht und den Inhalt der Nachbeurteilung zugreifen, wie der Anwender, der sie zugewiesen hat, ein aktives Elevate-Konto unterhält, vorbehaltlich der vom Anwender gewählten Datenaufbewahrungsfrist bzw. der Standardaufbewahrungsfrist.
Da diese Angebote mit einer längeren Lernphase verbunden sind, bewahren wir derzeit die persönlichen Daten der Teilnehmer im Zusammenhang mit diesen Angeboten so lange auf, wie sie das betreffende Angebot aktiv nutzen (als inaktiv gilt eine 18-monatige Inaktivität auf der betreffenden Website im Zusammenhang mit diesen Angeboten). Dies wird sich nicht ändern. Alle Datenaufbewahrungsfristen, die Sie innerhalb von Elevate festlegen, gelten nicht für diese Angebote, ebenso wenig wie die standardmäßige Aufbewahrungsfrist.
Ja, die Einhaltung von Datenschutz und Privatsphäre ist für unser Unternehmen und unsere Kunden von entscheidender Bedeutung. Die neue Funktionalität soll Ihnen Flexibilität bei der Handhabung der Datenaufbewahrung auf unserer Elevate-Plattform bieten und gleichzeitig die Einhaltung der Gesetze und Vorschriften zum Datenschutz und zum Schutz der Privatsphäre, einschließlich der Datenschutzgrundsätze, gewährleisten. Als für die Datenverarbeitung Verantwortlicher haben Sie Flexibilität und Kontrolle über Ihre eigenen Einstellungen zur Datenaufbewahrung, und wenn Sie keine eigene Aufbewahrungsfrist wählen, wenden wir als Datenverarbeiter eine Standardaufbewahrungsfrist an.
Um zu erfahren, wie wir mit personenbezogenen Daten im Allgemeinen umgehen, empfehlen wir Ihnen, die vollständige Datenschutzrichtlinie (auf Englisch) zu lesen.
Nein. Für Kunden, die unsere OPPassessment-Plattform nutzen, wird es keine Änderungen an der derzeitigen 18-monatigen Aufbewahrungsfrist geben.