Kijk naar interpersoonlijke behoeften om hybride werken te laten slagen

Geplaatst 16 maart 2022 door Melissa Summer, vrij vertaald door Agnes Pavloff-Rubingh

5 minuten leestijd

De ideale hybride werkplek suggereert dat degenen die op kantoor zijn kunnen bijkletsen bij het koffiezetapparaat en weer fysiek kunnen vergaderen, terwijl degenen die op afstand werken de flexibiliteit en rustige concentratietijd krijgen die ze in de kantoortuin missen. Iedereen is tevreden en niemand mist iets.

Maar dat is niet de realiteit voor veel bedrijven. 

Om het beste uit een hybride werkend team te halen, heb je twee dingen nodig:

Meer vertrouwen. En minder aannames. 

Denk eens na over de aannames die jij doet over de motieven van collega’s die thuis werken: wie zet nooit zijn camera aan, wie zet altijd zijn camera aan, wie vraagt al of hij naar kantoor kan komen terwijl anderen dat gesprek liever voor onbepaalde tijd willen uitstellen. 

En door onze ‘negativity bias’ ofwel onze neiging om de nadruk te leggen op het negatieve, hebben die aannames vaak geen verband met positieve motivaties. Er zijn online veel memes en video's te vinden over de stereotype virtuele werknemer die tijdens het werk een dutje doet (waarschijnlijk niet acceptabel) of een colbertje draagt boven een sportbroek (wordt steeds acceptabeler).

Maar die negatieve aannames ondermijnen het vertrouwen binnen hybride teams. En wanneer het hele team al meer dan een jaar virtueel werkt en sommige mensen hun collega's zelfs nog nooit in levenden lijve hebben ontmoet, breekt het teamvertrouwen op dit moment geen records.

Gelukkig kunnen persoonlijkheidsinzichten helpen om weer meer vertrouwen en verbinding te creëren op de hybride werkplek. 

Persoonlijkheidsinstrumenten helpen mensen beter te begrijpen wie op kantoor wil zijn en waarom en wie op afstand wil werken en waarom, in plaats van aannames te maken over de mogelijke motieven. Ze geven iedereen in het team een objectieve taal om verschillen tussen mensen te beschrijven in plaats van de verbeelding de vrije loop te laten met vooroordelen en stereotypen. 

Een voorbeeld van interpersoonlijke behoeften binnen een hybride team

“Om tot high performance te komen, zullen teams moeten werken vanuit een basis van vertrouwen en goede relaties”, zegt Marta Koonz, PhD Archetypal Psychologist en Sr. Consultant voor The Myers-Briggs Company. “Als er rekening wordt gehouden met de interpersoonlijke behoeften van mensen, heeft dit een positief effect op het team. De FIRO® geeft deze inzichten”.

“Je begrijpt dan ‘deze persoon wil dat ik vaker incheck, zelfs als hij op afstand werkt, omdat hij een hogere behoefte heeft aan Gewenste Affectie’ of ‘deze persoon heeft een lage behoefte aan Gewenste Controle, dus ik kan hem geven wat hij nodig heeft en hem verder met rust laten’. Of bij iemand die thuis werkt en een hoge behoefte heeft aan Gewenste Controle, zal zijn manager zich realiseren dat die persoon juist wel meer sturing en input wil. Bij een ander teamlid met een lage behoefte aan Gewenste Controle daarentegen, kan diezelfde sturing en input aanvoelen als micro managen."

De hybride werkplek vergt meer initiatief om aan de behoeften van sommige mensen te voldoen, omdat je niet zomaar bij iemands bureau langs kunt gaan of tijdens de lunch een praatje kunt maken als iemand op afstand werkt. 

"Telkens wanneer we een team laten werken aan de hand van persoonlijkheidsinzichten, is het doel om ze te helpen betere vragen te stellen. We weten dat het hybride model kan werken. En als je inzicht hebt in de FIRO-behoeften van je teamleden, weet je hoe ze het effectiefst zijn in het hybride-model", zegt Koonz.

"Het geeft je de mogelijkheid om doelbewust mogelijkheden te creëren voor meer effectiviteit."

"Vaak als ik een teamtraining doe, ga ik niet met iedereen in een kring zitten en over individuele behoeften praten, maar verdeel ik mensen in paren en laat ik ze met elkaar praten. Op die manier krijgt iedereen de kans om met iedereen in het team te onderzoeken waar het zou kunnen klikken en waar het zou kunnen botsen”.

"Het resultaat (vooral in een hybride werkomgeving) is dat elke persoon weet wat zijn eigen strategieën zijn om op de beste manier met andere mensen samen te werken”.

Als bijvoorbeeld een teammanager laag scoort op Vertoonde Affectie en een van zijn teamleden een hoge Gewenste Affectie score heeft, dan kan die manager opzettelijk zijn gedrag veranderen om beter tegemoet te komen aan de behoefte van zijn teamlid. Een manager met een lage score op Vertoonde Affectie zal waarschijnlijk geen één-op-één vergaderingen beginnen met een praatje of met het stellen van persoonlijke vragen, en in een virtuele één-op-één vergadering zal hij waarschijnlijk nog minder geneigd zijn om dat te doen, omdat dat beantwoordt aan zijn interpersoonlijke behoefte aan Affectie. 

Maar diezelfde manager die een FIRO-workshop heeft gevolgd met zijn team, begrijpt nu welke mensen in zijn team een hoge interpersoonlijke behoefte hebben aan Gewenste Affectie. Deze hoge behoefte aan Gewenste Affectie betekent dat in één-op-één interacties, persoonlijk bijpraten aan het begin van de vergadering belangrijk is voor die medewerker om zich comfortabel, aangemoedigd, gezien en gewaardeerd te voelen.

Een slimme manager zal deze kennis gebruiken om aan het begin van de vergadering 5-10 minuten voor dit doel vrij te maken.  

Diezelfde manager zou ook herkennen welke teamleden een lage behoefte hebben aan Gewenste Affectie. Dezelfde 5-10 minuten zouden niet op dezelfde manier gewaardeerd worden en zouden hen in feite meer kunnen irriteren of stresseren dan helpen.  

Goede leiders zijn zich bewust van verschillen in de interpersoonlijke behoeften van hun teamleden door hun eigen ontwikkeling op het gebied van emotionele intelligentie en door hun jarenlange ervaring in de omgang met dezelfde teamleden. 

Maar presenteïsme en aannames kunnen gemakkelijk de kop opsteken, zelfs bij doorgewinterde leiders, omdat de nieuwe hybride werkplek een extra laag van complexiteit legt op interpersoonlijke interacties. Zowel nieuwe managers als doorgewinterde managers kunnen baat hebben bij een groter bewustzijn rond interpersoonlijke behoeften. 

Wil je meer weten over FIRO? Kijk eens naar deze info:

FIRO – de basis voor effectieve en succesvolle werkrelaties
FIRO kwalificatietraining

 

Tags: