Veelgestelde vragen over de nieuwe dataretentie functionaliteit op het Elevate® Platform
- Je kunt zelf kiezen hoe lang we persoonsgegevens van respondenten bewaren op ons Elevate® platform. Met ingang van 19 oktober 2024 kun je de gewenste bewaartermijn voor persoonsgegevens in je Elevate account selecteren uit een reeks opties.
- Als je niet aangeeft hoe lang je persoonsgegevens wilt bewaren, passen we de standaard bewaarperiode toe. Tenzij je anders aangeeft, worden de persoonsgegevens van je respondenten standaard 20 jaar bewaard in je Elevate account voordat deze worden verwijderd. Dit geldt alleen als je Elevate account actief blijft. Door je eigen langere bewaarperiode te selecteren of de standaard bewaarperiode van 20 jaar te gebruiken, krijg je langer toegang tot je respondenten en gerelateerde informatie. Je kunt je respondenten gemakkelijk toevoegen aan nieuwe projecten en hun resultaten hergebruiken, terwijl je ook verzekerd bent van langdurige toegang tot hun rapporten.
- De manier waarop we persoonsgegevens van respondenten vanaf 2 november 2024 verwijderen, zal nu veranderen ten opzichte van wat we eerder hebben geadviseerd. Toen we vorig jaar wijzigingen aanbrachten in de manier waarop we met persoonlijke gegevens omgaan en ons algemene privacybeleid introduceerden, hebben we gecommuniceerd dat alle persoonsgegevens van respondenten die op 2 november 2024 ouder zouden zijn dan 18 maanden, verwijderd zouden worden. Onder ons nieuwe beleid zullen we een standaardperiode voor het bewaren van gegevens toepassen in het geval je geen eigen bewaarperiode selecteert. Deze standaardperiode is 20 jaar. Op 2 november 2024 verwijderen we persoonsgegevens die ouder zijn dan 20 jaar of ouder zijn dan de bewaarperiode die je hebt geselecteerd, evenals de persoonsgegevens van respondenten van verlopen Elevate accounts. In de toekomst verwijderen we persoonsgegevens van respondenten op voortschrijdende basis, in overeenstemming met je eigen ingestelde bewaarperiode of de standaardperiode, afhankelijk van wat van toepassing is.
Persoonlijke informatie van respondenten omvat de voor- en achternamen, e-mailadressen, itemantwoorden, vragenlijstresultaten en rapporten van je respondenten, samen met eventuele demografische informatie die respondenten optioneel hebben verstrekt.
Hoe selecteer ik de bewaarperiode voor mijn persoonlijke respondentgegevens in mijn Elevate account?
Wanneer het bijgewerkte Privacybeleid op 19 oktober 2024 van kracht wordt, kun je de gewenste bewaarperiode selecteren door deze stappen te volgen:
- Log in op je Elevate account.
- Klik op Account in de navigatie (in de rechterbovenhoek van het dashboard). Selecteer vervolgens Account Management in het vervolgkeuzemenu.
- Klik op Data Retention Settings in het navigatiemenu aan de linkerkant van de pagina.
- Selecteer op de pagina Data Retention Settings een van de volgende opties in het vervolgkeuzemenu:
- 18 maanden
- 2 jaar
- 3 jaar
- 4 jaar
- 5 jaar
- 10 jaar
- 20 jaar
- Gegevens onbeperkt bewaren
- Klik op Opslaan om je selectie toe te passen.
Opmerking: Het systeem stelt standaard 20 jaar in, dus je hoeft alleen een optie uit het vervolgkeuzemenu te selecteren als je een andere bewaarperiode wilt dan de standaard 20 jaar.
Zodra je je eigen bewaarperioden voor gegevens hebt geselecteerd zoals hierboven beschreven, worden de wijzigingen onmiddellijk van kracht en worden alle persoonlijke gegevens van respondenten die ouder zijn dan de periode die je hebt ingesteld, verwijderd. Bijvoorbeeld:
- Als je eerder geen bewaarperiode had gekozen en nu "10 jaar" kiest, worden je persoonsgevevens van respondenten automatisch verwijderd 10 jaar na voltooiing van de vragenlijst(en).
- Als je kiest voor "Gegevens onbeperkt bewaren", dan worden de persoonsgegevens voor onbepaalde tijd bewaard, zolang je Elevate account actief blijft en zolang je geen alternatieve periode voor het bewaren van gegevens selecteert.
Je kunt op elk moment wijzigingen aanbrengen die onmiddellijk van kracht worden, maar als gegevens eenmaal zijn verwijderd, kunnen ze niet meer worden hersteld. Bijvoorbeeld: Als je kiest voor een dataretentieperiode van 2 jaar en 3 jaar later kiest voor een dataretentieperiode van 5 jaar, dan zijn de gegevens al verwijderd in overeenstemming met de eerdere, kortere periode van 2 jaar; vervolgens is de nieuwe, langere periode van toepassing met betrekking tot elke respondent op het Elevate platform die binnen die langere bewaarperiode valt.
Je kunt zo vaak als je wilt wijzigingen aanbrengen, maar let op: ze worden meteen doorgevoerd en als gegevens eenmaal zijn verwijderd, kunnen ze niet meer worden hersteld.
Nee. Deze nieuwe functionaliteit geeft je de controle over je eigen dataretentie en zal automatisch werken volgens deze instellingen - alle persoonlijke informatie in je Elevate account zal automatisch worden verwijderd op voortschrijdende basis op basis van je dataretentie periode instelling. Er zijn geen e-mailwaarschuwingen of waarschuwingen via je account.
Nee. Zodra de gegevens om welke reden dan ook zijn verwijderd (instelling voor het bewaren van gegevens of verlopen Elevate account), kunnen deze niet meer worden teruggehaald.
Nee. Er kunnen geen verschillende bewaarperiodes worden toegepast op verschillende soorten persoonlijke informatie van respondenten. Zodra je een bewaarperiode selecteert, is deze van toepassing op alle persoonlijke gegevens van respondenten in je Elevate account.
Als je Elevate-account vervalt, afloopt of wordt beëindigd, worden alle persoonlijke gegevens van respondenten en andere gegevens in je Elevate-account permanent verwijderd uit Elevate en onze systemen na een respijtperiode van 90 dagen, ongeacht je bewaarperiode.
Ja. De bewaarperiode die je instelt, wordt automatisch toegepast op de gegevens in de Elevate accounts van je respondenten. Als je bijvoorbeeld een bewaarperiode van 10 jaar selecteert, hebben je respondenten 10 jaar toegang tot alle materialen in hun respondentenaccount, op voorwaarde dat je een actief Elevate-abonnement behoudt.
Personen die MBTI®Complete hebben voltooid, hebben toegang tot hun rapport en hun online dashboard, zolang de practitioner een actief Elevate account heeft, met inachtneming van de door de practitioner geselecteerde bewaarperiode of de standaard bewaarperiode, zoals van toepassing.
Aangezien de aard van deze producten een langer leertraject met zich meebrengt, bewaren we de persoonlijke gegevens van respondenten in verband met deze producten momenteel zo lang als hun gebruik van het betreffende aanbod actief is (waarbij inactiviteit wordt beschouwd als 18 maanden inactiviteit op de betreffende site met betrekking tot deze producten). Dit verandert niet. Elke bewaartermijn die je instelt binnen Elevate is niet van toepassing op deze producten, evenmin als de standaard bewaartermijn.
Ja, gegevensbescherming en het naleven van privacyregels zijn essentieel voor ons bedrijf en voor onze klanten. De nieuwe functionaliteit is ontworpen om je flexibiliteit te bieden in de manier waarop je omgaat met het bewaren van gegevens op ons Elevate platform, terwijl je nog steeds voldoet aan de wet- en regelgeving op het gebied van gegevensbescherming en privacy, inclusief de principes voor gegevensbescherming. Je hebt als gegevensbeheerder flexibiliteit en controle over je eigen instellingen voor het bewaren van gegevens. Als je niet je eigen periode voor het bewaren van gegevens selecteert, passen wij, als gegevensverwerker, een standaard bewaarperiode toe.
Om te lezen hoe we in het algemeen met persoonlijke gegevens omgaan, raden we je aan het volledige Privacybeleid te lezen (in het Engels).
Nee. Voor klanten die gebruik maken van ons OPPassessment platform verandert er niets aan het huidige bewaarbeleid van 18 maanden.